Om Data Innovation Summit
Data Innovation Summit är ett årligt event som hade sitt startskott år 2016 och har sedan dess ansetts som det största och mest influerade årliga Data och AI eventet i Norden, men även utanför. Syftet med eventet är att samla ihop de mest innovativa företagen och pionjärerna inom områden som Data Science, Big Data, Machine-learning, AI, IoT, Data Management, Data Engineering och Analytics i ett och samma ställe för att diskutera hur man kan accelerera AI-driven transformation i företag, industrier samt i den offentliga sektorn.
För att lyckas täcka alla dessa områden så behöver eventet ha en komplex eventstruktur där flera saker sker parallellt. Till exempel hade eventet 7 scener, över 100 presentationer, 63 demos, hundratals möten och ett flertal rundabords-diskussioner samt paneldebatter.
För att anordna Data Innovation Summit 2021 i ett hybridformat använde arrangörerna Agorifys True Hybrid lösning för att tillhandahålla båda deras fysiska- och online deltagare en likvärdig upplevelse.
DIS 2021’s ambition att förändra event-industrin i Norden
Data Innovation Summits resa med Agorify började för 3 år sedan när de för första gången använde Agorifys system för självincheckning och utskrift av namnskyltar. Arrangörerna ville ge deltagarna en smidig registreringsprocess vid ankomst till deras fysiska event med ambitionen att hantera varje person på max 30 sekunder från ankomst till att de håller deras namnskylt i handen. Totalt hade eventet 2000 deltagare och den genomsnittliga registreringstiden per person hamnade på 22 sekunder.
Ett år senare när pandemin härjade runt i världen så anordnades Data Innovation Summit för första gången i ett virtuellt format. Till det använde Hyperight flera av Agorifys online verktyg, bland annat streaming av live- och förinspelade presentationer samt video on-demand. Totalt sändes det 158 timmar av innehåll över en 3 dagars period. Deltagarna hade möjligheten att välja att se mellan 100 presentationer, flertalet paneler samt intervjuer. Dessa streamades 9446 timmar av online-deltagarna under eventdagen samt under on-demand perioden.
Efter att ha insett att de kunde nå ut till fler deltagare genom att anordna eventet som ett True Hybrid event och därmed också öka lönsamheten, beslutade Hyperight-teamet i år att organisera Data Innovation Summit 2021 i ett hybridformat med Agorifys True Hybrid-lösning.
DIS 2021 nådde framgångsrikt de mål som Hyperight hade satt upp
Andra anledningen att DIS 2021 organiserades som en True Hybrid format var för att revolutionera evenemangsindustrin i Norden och erbjuda alla de fördelar som tillkommer med ett hybridevent.
MICE-branschen är 1,5 biljoner dollar industri med över 1,1 miljarder människor som deltar i evenemang i alla former, format och storlekar per år. Samtidigt är MICE-industrin den minst digitaliserade och datadrivna industrin i världen och har gett samma upplevelse till sina besökare i över 100 år, utan hänsyn till det faktum att människor numera är mer digitala och att tekniken har utvecklats drastiskt. Pandemin gav oss en möjlighet att förändra hur deltagarna upplever våra evenemang. Det är dags att gå från kortvariga evenemang till att ge våra besökare en mer långvarig och meningsfull upplevelse.” – säger Goran Cvetanovski, VD för Hyperight.
En av de främsta fördelarna som Hyperight upplevde med hybridevent var möjligheten att erbjuda en långvarig upplevelse istället för en kortvarig. Vad betyder det? Utvecklingen av ett evenemang kan ta flera månader medan själva utförandet varar endast några timmar eller ett par dagar. Om inget har spelats in så försvinner allt innehåll och det går aldrig att gå tillbaka för att se eller lyssna på presentationerna igen.
När man däremot anordnar ett hybridevent, genom att använda en plattform som Agorify, möjliggör man en förlängd upplevelse för alla deltagare. Detta genom att de, utöver att uppleva eventet fysiskt och online under eventdagarna, även kan få tillgång till eventet innan startdatum för att exempelvis börja kommunicera med andra deltagare, boka möten mm samt även återuppleva det on-demand i efterhand.
Det tredje målet som DIS 2021 lyckades nå genom att organisera eventet som en True Hybrid, var att göra det så papperslöst som möjligt och därmed mer klimatsmart, hållbart samt säkert för besökarna under pandemin. Genom att använda Agorify minimerades användningen av papper som annars skulle ha gått till att skriva ut agendor, marknadsföringsmaterial till utställare, anteckningsböcker, pennor och mycket mer. Istället fanns allt tillgängligt på plattformen, lätt att nå av alla deltagare före, under och efter evenemanget.
Vilka av Agorifys funktioner användes under Data Innovation Summit 2021?
Själv check-in och utskrift av namnskyltar
Något av det viktigaste med ett event är första intrycket. För evenmang betyder det att registreringen är det första deltagarna får uppleva när de anländer till lokalen.
Tack vare tillgänglig teknik kan arrangörer på ett enkelt sätt accelerera registreringsprocessen så att deltagarna får en trevligare första upplevelse, istället för att behöva köa för att komma in.
För Data Innovation Summit användes Agorify’s Self Check-In and Badge Printing system.
I lokalen hade man ställt fram 6 stycken check-in stationer där deltagarna kunde scanna sina biljetter som de hittade i Agorify appen och fick deras namnskyltar automatiskt utprintade. Liknande lösning som på flygplatsen, snacka om enkelt!
Onsite till Online Streaming
Streaming av fysiska presentationer
Det mest väsentliga med ett hybridevent är möjligheten att visa alla online-deltagare vad som pågår fysiskt i eventlokalen. Data Innovation Summit 2021 hade 7 parallella spår där vissa av presentationerna hölls fysiskt i lokalen medans andra var online.
Genom att ansluta ett professionellt sändningssystem till Agorify, livestreamade AV-teknikerna presentationerna i lokalen till online-deltagarna, som även kunde kommunicera med de fysiska talarna genom att använda chatt- och frågefunktionen i Agorify.
“Det var roligt att höra att några av deltagarna som var lite sena till eventet, ändå kunde börja lyssna på- och följa programmet i Agorify på vägen dit, och på så sätt inte missa något” – fortsätter Goran.
Online till Onsite Streaming
Streaming av online presentationer
Några av talarna höll sina presentationer på distans, online i plattformen. På samma sätt som ovan sändes dessa presentationer via Agorify och projekterades på stora dukar i lokalen för de fysiska deltagarna att titta på live.
För detta använde Hyperights team Agorifys inbyggda och mycket enkla webbaserade sändningslösning som vi kallar Green Room.
Digital Agenda
Som vi nämnde tidigare var ett av målen med Data Innovation Summit 2021 att göra det så papperslöst som möjligt och för att lyckas med det skrevs det aldrig ut några agendor. Istället fanns den tillgäng i digitalt format i appen eller på TV skärmar i lokalen.
Utställarnas online-bås
Trots att utställarna var närvarande fysiskt i lokalen fick de även tillgång till en digital monter vilket gav dem mer exponering och möjligheten att ta kontakt med både fysiska och online deltagare, dela marknadsföringsmaterial i digital form, dela mer information om sitt företag samt vilka presentationer de kommer hålla i under eventet.
Utställarnas “Silent Room”
När det kommer till utställar-funktioner, har Agorify även ett inbyggt “Silent Room” i mobilappen som fungerar som en digital version av den hårdvara som annars behövs för att anordna tysta möten. Dessa hyrs ofta av utställare vid stora mässor för att deltagarna ska höra bättre det som presenteras i montern.
Det finns två huvudsakliga nackdelar med att använda hårdvara för tysta möten.
- Det är dyrt att hyra eller köpa tysta-hörlurar och det är mer begränsat antal hörlurar som kan delas ut. Dessa behövs även lämnas tillbaka efter varje användning.
- I ett evenemang där många använder sig av tekniken är risken stor för radiofrekvensstörningar.
Avslutningsvis
Hyperights team lyckades inte bara genomföra DIS 2021 på ett innovativt sätt och göra det mer engagerande för alla deltagare, utan man kan också säga att de definierade framtiden för evenemangsbranschen i Norden.
Genom att organisera och arrangera det första True Hybrid-evenemanget i Norden, ändrade Hyperight branschen genom att visa den alla fördelar som dessa typer av evenemang kan erbjuda:
- En mer långsiktig upplevelse av eventet
- Fler möjligheter till ökad intäkt
- Ett mer hållbart och säkert event
- Ett mer flexibelt event för både deltagare och talare när det kommer till tid, plats och budget
Tack vare ett lyckat genomförande av DIS 2021 som ett True Hybrid event tillsammans med Agorify, planerar Hyperight teamet redan deras nästa stora hybridevent. Det ultimata målet är att sprida insikten av fördelarna med True Hybrid events och att bevisa att det är framtiden för eventindustrin!
Om Agorify
Agorify är en True Hybrid evenplattform som siktar på att revolutionera eventindustrin. Vår definition av ett True Hybrid event är att man som deltagare på en konferens, utställning, seminarium, konsert samt andra typer av möten, har möjlighet att helt fritt välja om man ska delta fysiskt, online eller både och – med exakt samma upplevelse och förutsättningar!
Därmed inkluderar vår lösning bland annat digital självcheckin med utskrift av namnskyltar, egen live-streaming lösning, virtuella runda bord, breakout room, silent room, utställarbås online, digitala agendor och mycket mer.
